จากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน
ห้องสมุดขนาดใหญ่ในประเทศไทยต่างก็มีโปรแกรมสำเร็จรูปสำหรับงานด้านการจัดซื้อจัดหาของแต่ละห้องสมุด
เช่น โปรแกรมสำเร็จรูป INNOPAC ของสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่
เป็นต้น ซึ่งมีความสามารถในการนำข้อมูลเกี่ยวกับการจัดซื้อที่บันทึกในฐานข้อมูลมาทำรายงาน
และสามารถตรวจสอบการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงาน
ตรวจสอบความถูกต้องของรายการสั่งซื้อ รายการรับบริจาค
และรายการแลกเปลี่ยน เพื่อรวบรวมทำสถิติรายเดือน
สถิติรายปี เป็นต้น การนำโปรแกรมสำเร็จรูปต่างๆมาใช้นั้น
เพื่อทำให้งานพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศมีประสิทธิภาพ
สามารถดำเนินงานคัดเลือก จัดซื้อจัดหา แลกเปลี่ยนและขอรับบริจาค
ตลอดจนการทำรายงาน การรวบรวมสถิติการทำงาน และการควบคุมงบประมาณ
เป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว
การเตรียมข้อมูลเพื่อการสั่งซื้อในระบบ
INNOPAC
ของสำนักหอสมุดมหาวิทยาลัยเชียงใหม
การจัดเตรียมข้อมูลในส่วนของการสั่งซื้อ (Order)
ต้องเตรียมแฟ้ม (File) ต่าง ๆ ดังนี้
1. แฟ้มข้อมูลของร้านค้า
(Vender File) เป็นรายละเอียดของร้านค้าที่ติดต่อด้วยสม่ำเสมอ
ทั้งร้านค้าในประเทศและต่างประเทศ ประกอบด้วย ชื่อร้านค้า
ชื่อย่อของร้านค้าที่กำหนดให้เอง ที่อยู่ของร้านค้า
หากมีสาขาลงบันทึกไว้มากกว่า 1 แห่ง ระบุบุคคลที่ติดต่อ
ตำแหน่ง หมายเลขรหัสร้านค้า หมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร
อี เมล์ สกุลเงินที่ใช้จ่ายให้ร้านค้า อัตราส่วนลดกี่เปอร์เซ็นต์
รายละเอียดการทวง กำหนดการทวง การยกเลิกการสั่งซื้อกับร้านค้า
2. แฟ้มข้อมูลการเงิน
(Fund File) ประกอบด้วยรายงานการเงิน ระบุจำนวนเงินที่กำหนดไว้เพื่อการซื้อทรัพยากรสารสนเทศ
เป็น หนังสือ โสตทัศนวัสดุ และสื่ออิเล็กทรอนิกส์
กำหนดเป็นจำนวนเงินไว้ชัดเจน กำหนดรหัส กับประเภทของเงิน
เช่น เงินงบประมาณแผ่นดิน เงินรายได้ เงินบริจาคอื่น
ๆ สามารถกำหนดจำนวนเงินเพื่อจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศเป็นแต่ละประเภทหรือ
Collection ได้ เช่น เป็นตำราพื้นฐาน หนังสืออ้างอิงเฉพาะสาขา
หนังสืออ้างอิงทั่วไป ข้อมูลท้องถิ่น ตลอดจนโสตทัศนวัสดุและสื่ออิเล็กทรอนิกส์
เป็นต้น ในแฟ้มข้อมูลการเงินจะมีการทำบัญชีการเงิน
การตัดบัญชีการเงิน การแจ้งยอดเงินคงเหลือ เงินค้างชำระ
ระบบจะทำรายงานการเงินให้ทุกครั้งที่มีการเบิกเงินชำรา
3. แฟ้มข้อมูลอัตราสกุลเงิน
(Currency) เป็นอัตราการแลกเปลี่ยนสกุลเงินตราต่างประเทศ
ประกอบด้วยรายละเอียด ดังนี้ สัญลักษณ์ อักษรย่อ
บ่งบอกสกุลเงิน เช่น ps หมายถึง Pond sterling แทนการใช้สัญลักษณ์
? พร้อมระบุอัตราการแลกเปลี่ยนต่อเงิน 1 หน่วย คิดเป็นเงินบาทเท่าใด
4. แฟ้มข้อมูลระเบียนแต่ละรายการ
(Copy File หรือ Item file) เป็นรายระเอียดของทรัพยากรสารสนเทศ
1 รายการ สามารถระบุประเภทหรือ Collection ของทรัพยากรได้
5. แฟ้มข้อมูลการทวงและติดตามทรัพยากรสารสนเทศ
โดยกำหนดระยะเวลาการทวงเป็นระยะเวลานานเท่าใด ทวงกี่ครั้งต่อปี
เป็นต้น
|
