จดหมายเหตุ คือ เอกสารประเภทรายงานและเอกสารสิ้นกระแสการใช้งาน เอกสารที่มีอายุเกิน ๒๕ ปี ขององค์กร สถาบัน หน่วยงานทั้งของรัฐบาลและเอกชน เป็นบันทึกหลักฐานซึ่งมีคุณค่าด้านต่าง ๆ เช่น ด้านการบริหาร ด้านประวัติศาสตร์  ด้านการเงิน   ด้านขนบธรรมเนียมประเพณี   ด้านกฎหมาย  ซึ่งได้รับการประเมินคุณค่าเอกสารแล้ว